社内情報の共有や企業文化の浸透などさまざまな効果を発揮する社内報。最近ではWebを使ったWeb社内報を配信する企業も増えています。インターネット環境があればいつでもどこでも閲覧可能なWeb社内報。紙の社内報に比べ、どういったメリットがあるのでしょうか？　今回は社内報の新たなスタンダードになりつつあるWeb社内報について、そのメリットやデメリット、運営のポイントをお伝えします。

Web社内報とは？

そもそも社内報とは、経営者のメッセージや企業理念、ビジネスプランといったものから、日々業務を行ううえで役に立つ情報までをまとめたものです。従来は新聞や雑誌のような紙媒体が中心でしたが、現在ではそれ以外にインターネットを活用し、Webやアプリで配信するケースも増えています。

※社内報について詳しくは「社内報とは？メリットや効果、企画のポイントを解説」をあわせてご一読ください。

Web社内報が注目される理由

近年、Web社内報が多くの企業で注目を集めるようになった理由はいくつか考えられますが、そのなかでも主なものは次のとおりです。

1）スマートフォンの普及

パソコンと変わらない形でインターネットを活用できるスマートフォンの普及により、いつでもどこにいてもWebサイトの閲覧が可能になりました。そのため、Webやアプリを活用すれば紙の社内報に比べ、持ち歩く必要がなく気軽に閲覧してもらえることが大きく影響しています。

2）テレワークの増加

以前であれば、すべての社員はオフィスに出社するため、紙の社内報でも手間をかけずに配布可能でした。しかし、新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、テレワークが増えたため、紙の社内報だと郵送の手間やコストがかかってしまいます。そこで、コストをかけずに配布する方法として、Web社内報が注目を集めるようになっているのです。

3）ペーパーレス化の一環

前述したテレワークの増加や、それに伴うオフィスの有効活用としてフリーアドレスの導入を行う企業が増えています。その結果、ペーパーレス化が進み、その一環として社内報も紙からWebへと移行が進む傾向があるようです。

Web社内報と紙の社内報、それぞれのメリットとデメリット

大きな注目を集めるWeb社内報ですが、メリットもあればデメリットもあります。ここでは、紙の社内報と合わせ、それぞれの主なメリットとデメリットを見ていきましょう。

Web社内報のメリット

1）迅速かつ低コストでの配信が可能

Web社内報の大きなメリットは、印刷や配布の手間がかからないため迅速かつ低コストでの配信が可能な点です。また、配信後に誤字脱字や画像の添付ミスがあった際、紙では修正するには一旦回収しなければなりません。しかし、Webであれば簡単に修正できる点もメリットのひとつです。

2）テキスト以外に動画や音声の配信も可能

紙の社内報で扱えるのはテキストと写真のみです。しかし、Web社内報であれば動画や音声コンテンツも扱えます。例えば経営者のインタビューを、テキストに加え動画や音声で伝えればよりしっかりとメッセージが伝わるようになるでしょう。

3）インターナルコミュニケーションの活性化につながる

社内報は社員同士の会話のきっかけとして、インターナルコミュニケーション（インナーコミュニケーション）の活性化にも効果を発揮します。それをさらに進化させたのがWeb社内報です。コンテンツに対しコメント機能を設置すれば、紙の社内報以上にインターナルコミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。

≪一緒に読みたい記事≫インターナルコミュニケーションの導入に欠かせない社内報の重要性

4）検索性が高い

Web社内報であれば、どんなに古い記事であっても検索機能を使いすぐに見つけ出せます。そのため、企業のビジョンや戦略がより浸透しやすくなるのも大きなメリットです。

Web社内報のデメリット

1）閲覧するデバイスによっては視認性が悪くなる

パソコンやタブレットであれば、紙の社内報とそれほど変わらない大きさで閲覧可能です。しかし、スマートフォンだと画面が小さいこともあり、若干、視認性は悪くなります。

また、紙ではなくモニターになるため、慣れていないと目が疲れてしまうことも考えられます。

2）高速の通信環境がないと動画の閲覧は難しい場合もある

最近は少なくなりましたが、動画の閲覧をする際、高速の通信環境でないと途中で止まってしまう場合もあります。また、長時間の動画となるとデータ通信量が増加してしまうのもデメリットと言えるでしょう。

紙の社内報のメリット

1）一覧性が高い

紙の場合、Webのように拡大や縮小はできないものの、一覧性が高いため、全体の内容を把握しやすいメリットがあります。

2）目に付きやすくなるため、閲覧の可能性が高まる

Webの場合、スマートフォンやパソコンを開かないと閲覧できません。これに対し紙の場合、オフィスで机の上や引き出しの中など目に付きやすい場所に置かれるため、閲覧される可能性が高まります。

また、紙ならではの質感やデザインレイアウトの良さを感じてもらえるので、多数のページにわたる特集記事も読んでもらいやすくなるのも、紙の社内報のメリットです。

紙の社内報のデメリット

1）保管の場所が必要になる

Web社内報であれば、どんなに発行を重ねても保管のためにオフィスや自宅の場所を用意する必要がありません。しかし、紙の社内報は保管する場所を広げていかなければならず、コストがかかってしまいます。

2）印刷、配布など社員に閲覧してもらうまで多くの手間がかかる

Web社内報はコンテンツを作成後、すぐに配信して社員に閲覧してもらえます。しかし、紙の社内報は、作成して印刷、配布といくつかの工程が必要になるため、コンテンツの新鮮さが薄れてしまうのもデメリットと言えるでしょう。

Web社内報運営のポイント

Web社内報と紙の社内報のメリット・デメリットを見たうえで、実際にWeb社内報の運営を効果的の行うためのポイントを紹介します。

1）社員に更新したことを気づいてもらえる工夫をする

紙の社内報は現物として目に触れる場所にあれば、手に取り閲覧しようと思われる確率も高くなります。しかしWeb社内報は、外出先でも気軽に閲覧できる一方、現物としては存在しないため、その存在に気づきにくいのも事実です。

そのため、「メールや社内SNSを使い更新の通知を行う」「アプリ化して更新表示を出すようにする」など、更新したことを目に見える形で伝える工夫が必要です。

2）動画や音声配信を効果的に活用する

テキストと写真だけの構成ではWeb社内報を使うメリットが減少してしまいます。そこで動画や音声コンテンツを効果的に活用し、より楽しんで閲覧してもらうための工夫の重要です。

3）コミュニケーションの管理はしっかりと行う

コメント機能をつけ、インタラクティブな活用ができるのもWeb社内報のメリットです。しかし、嫌がらせや誹謗（ひぼう）中傷のコメントが増えると、閲覧自体避けられるようになってしまいます。そのため、コメント機能はNGワードの設定や削除機能を活用したうえで、しっかりと監視して管理するようにしましょう。

4）コンテンツ企画やデザインを外部に依頼する

紙の社内報に比べコストダウンを行えるものの、頻繁に更新したり、コメント監視をしたりなどの手間をかければ、人的コストはそれほど変わらなくなってしまいます。そこで特にコンテンツ企画やデザインは、外部に依頼するのも効率化においては重要なポイントです。

社内コミュニケーション活性化にもつながるWeb社内報

Webにも紙媒体にもそれぞれのメリット・デメリットがあり、一概にどちらがおすすめとは言い切れません。しかし、社内コミュニケーション活性化といった面から見ると、気軽に投稿や反応ができるWeb社内報に分があります。

もちろん、多くの社員が投稿や反応をしたくなるコンテンツの作成が重要であるのは間違いありません。ただ、常に社員の興味を引きつけるコンテンツを作成するのは簡単ではないため、外部に依頼するのもひとつの方法です。企画立案に協力してもらうだけでも、自分たちは更新に集中でき効率も上がります。Web社内報の作成は、外部依頼も選択肢のひとつとして検討されるのがおすすめです。

当社では、社内報やブランドブック、ワークショップや社内研修の企画・制作を通じて、社内コミュニケーションの活性化をご支援しています。ぜひ当社までお気軽にお問い合わせください。

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