社内コミュニケーションの重要性とコミュニケーション活性化を実現させるポイント
企業は基本的にチームで業務を進めていくため、メンバー間のコミュニケーションは非常に重要です。しかし、新型コロナウイルス感染拡大の影響からテレワークを導入する企業が増えたこともあり、多くの企業で社内コミュニケーションが難しくなっています。今回は社内コミュニケーションを充実させる重要性やメリットを見たうえで、いかに円滑な社内コミュニケーションを実現させるかについて、そのポイントをお伝えします。
社内コミュニケーションを活性化させる方法の一つである「インナーブランディング」については以下のお役立ち資料で詳しく解説しています。無料でダウンロード可能ですので、ぜひご活用ください。
お役立ち資料：社員のエンゲージメントが低いのは、「社内コミュニケーション不足」が原因？～ 今こそ取り組むべきインナーブランディングの必須施策～
業務をスムーズに進めるうえで欠かせない社内コミュニケーション
チームで仕事を進めていくうえで、コミュニケーションが取れていないとさまざまな弊害が生じます。「複数人で同じ業務をしてしまう」「業務を進めていいかどうか分からずストップしてしまう」など、効率化を阻害するリスクが次々と発生してしまうでしょう。
HR総研が2021年3月に発表した、「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」。このなかで、「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると思うか」という問いに対し、69%が、「大いにそう思う」、25%が、「ややそう思う」と回答しています。この結果からも、社内でのコミュニケーション不足が業務に与える影響は非常に大きいと言えるでしょう。
社内コミュニケーション活性化によって得られるメリット
社内でのコミュニケーション不足によって生まれる業務の非効率化。では、社内コミュニケーション活性化により、どういったメリットが生まれるのでしょう？
1）スムーズな情報共有の実現
社内でのコミュニケーションが活性化すれば、スムーズな情報共有が実現します。その結果、互いの進捗状況もリアルタイムで把握できるようになり、「業務がかぶってしまう」「終わっている業務に気づかず先に進めない」などの無駄な時間が大幅に軽減します。
2）効率的な業務の割り振りが可能になる
社内でのコミュニケーションは何も業務に関するものだけではありません。休憩中や食事中の気軽な雑談もしやすくなり、互いのパーソナルな部分も理解できるようになります。その結果、それぞれの個性や得意な業務も見えてくるようになるでしょう。
そうなれば、誰にどの業務を割り振れば効率的かつスピーディーに進むかも分かるようになり、生産性向上も期待できます。
3）チームの結束が強くなる
社内で円滑なコミュニケーションができていないことが気づかない間にストレスとなり、業務やチームに対する不満が募っていく可能性があります。業務をスムーズに進め、成功に導くにはチーム間の結束が欠かせません。しかし、互いに不満を持ったままではうまくいくものもいかなくなってしまうでしょう。
チームワークを高めるうえで最も重要な方法は、コミュニケーション機会の創出による何でも言い合える関係性の構築です。頻繁にコミュニケーションを重ねられるようになれば、ストレスも減りチームの結束も強くなるでしょう。
4）従業員満足度の向上や離職率の低下につながる
エン・ジャパンが2019年9月に発表した、「退職のきっかけ実態調査」によると、退職を考えるきっかけで最も多い回答は、「やりがい・達成感を感じない」です。
これまでにも何度か説明したように、企業では個人ではなくチームで業務を進めていきます。そのため、チーム内がばらばらだと業務もうまくいかず、やりがいや達成感も得られないでしょう。ゴールを共有し、それに向かってチームとして進んでいくためには、やはりコミュニケーションが欠かせません。
チームとして思いをひとつにして業務に当たれば、成功した際には大きなやりがいや達成感を得られるようになります。それが、結果として従業員満足度の向上や離職率の低下につながっていくのです。
社内コミュニケーションを阻害する課題とは？
多くのメリットを持つ社内コミュニケーションの活性化ですが、メリットがあると分かっていながらもうまく活性化できないケースも少なくありません。主な理由として挙げられるのは次の3点です。
1）対面でのコミュニケーション機会の減少
数年前より、大企業を中心に在宅勤務やサテライトオフィスなどでテレワークを行うケースが増加。また、2020年以降は新型コロナウイルス感染防止のため、中小企業でもテレワークの導入が進み、社員同士が対面でコミュニケーションを取る機会が減少しています。
Web会議ツールやビジネスチャット、社内SNSなどコミュニケーションツールも増えてはいますが、オフィス内にいたときのように会話をするのは困難です。その結果、必要最低限の会話にとどまってしまい、コミュニケーションが取りにくくなっています。
2）気軽にコミュニケーションを取れる環境が整っていない
社内でのコミュニケーションは業務に関わるものはもちろん、実は気軽な雑談も重要なポイントです。業務には関係のない雑談の中から新たなアイデアが生まれるケースもあれば、気づけなかった相手の人となりを知るケースもあります。
しかし、業務以外のことは話してはならないといったオフィス環境では、結果として業務に関わる会話も少なくなってしまうというケースも珍しくはありません。
3）社員がコミュニケーションを取ることに積極的ではない
社内コミュニケーションを活性化させると、チームの結束を強められるメリットがあると説明しました。しかし、社員同士が積極的にコミュニケーションを取ろうとしなければ、当然コミュニケーションは活性化しません。
その理由としては、「業務以外のことで会話をするきっかけや話題がない」「忙しくて必要最低限以外の会話をしようとする気になれない」などが考えられます。
社内コミュニケーションを活性化させるポイント
課題を克服し、社内コミュニケーションを活性化させるにはどういった方法が考えられるのでしょう。
1）社内レイアウトの改善
休憩室を改修し、誰もが気軽に立ち寄れるようにします。カフェスペースやマグネットスペース（コピー機や給湯室など自然と人が集まる場所にテーブルや自動販売機を置き、コミュニケーションを取れるようにした場所）の設置もおすすめです。
また、席を固定席からフリーアドレスに変え、同じチーム、部署以外の社員ともコミュニケーションを取れるようにするのもよいでしょう。
2）社内報やブランドブックの作成・配布
社内コミュニケーションの活性化には、業務の進捗状況やゴールの共有以外に企業としてのビジョンの共有も欠かせません。そこで効果を発揮するのが、社内報やブランドブックです。社内情報や企業ブランドへの理解が深まり、インターナルコミュニケーションが活性化するうえ、日常的な会話のきっかけにもつながります。
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3）ツールを効果的に活用する社員研修の開催
一時に比べると減ってはいるものの、テレワークは新型コロナウイルスが終息したとしても、新たな働き方のひとつとして定着するでしょう。そのため、離れた場所でも気軽にコミュニケーションが取れるよう、Web会議ツールやビジネスチャット、社内SNSをうまく活用するための社員研修を開催しましょう。これにより、ツールを活用できるようになるうえ、参加者同士のコミュニケーションも生まれます。
4）周年記念イベントの開催
コミュニケーションを活性化させるきっかけのひとつとして、企業イベントの開催もおすすめです。特に周年記念イベントは、単なるイベントではなく、企業に対する帰属意識も高まるため、その後の社内コミュニケーションにより高い効果が期待できます。
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会話のきっかけづくりが社内コミュニケーション活性化のポイント
業務のスムーズな進行はもちろん、従業員満足度の向上、離職率の低下など多くのメリットを持つ社内コミュニケーションの活性化。しかし、さまざまな理由によりうまくコミュニケーションが取れない企業も少なくありません。
社内コミュニケーションを活性化させるポイントは、整理すると「気軽に会話ができる環境をつくる」「会話のきっかけとなる話題を提供する」「ツールの効率的な活用を促す」の3点です。カフェスペースの設置やフリーアドレスの導入なども考えられますが、それと同様に大きな効果を発揮するのが社内報やブランドブックです。
会話のきっかけになるのはもちろん、企業のビジョンを社員同士で共有できるようになり、それが業務へも大きく影響します。社内コミュニケーションの活性化に悩みを抱えている際には、これらの施策の実施をおすすめします。
当社では、社内報やブランドブック、ワークショップや社内研修の企画・制作を通じて、社内コミュニケーションの活性化をご支援しています。ぜひ当社までお気軽にお問い合わせください。
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