企業で働くうえで、企業文化や理念の理解は欠かせません。基本的にチームで働くため、社員の意識がバラバラでは共通のゴールが目指せず、結果として利益の向上が実現しないからです。しかし、普段は企業文化や理念などを気にすることは少なくなりがちで、つい忘れてしまうという社員が多いのではないでしょうか？そこで、今回は企業文化や理念を社員に浸透させ、帰属意識を高めるのに効果を発揮する社内報について、その概要やメリット、そして高い効果を生むための企画ポイントについてお伝えします。

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社内報とは？

一般的に社内報とは、社内に向けて発信される情報をまとめた広報ツールのひとつです。作成する方法は紙を使った冊子や新聞形式のほか、IT技術の普及により、Webや動画、アプリを使っているケースも増えています。

社内報を作成する目的

社内報を作成する目的は企業によってさまざまですが、主に次のようなものが挙げられます。

▶︎企業文化、理念の浸透

企業文化や理念は、その企業で働くうえでの指針となるものであり、社員の帰属意識を高める効果もあります。しかし、企業文化や理念を言葉として伝える機会はそう多くありません。そこで社内報を使い、テキスト、動画などさまざまな手段で社員に伝えていきます。

▶︎情報共有の実現

今や社内SNSやチャットツールの普及により、以前よりも社内での情報共有がしやすくなっています。しかし、その多くは自分が所属する部署やチーム内だけでの情報共有です。そのため、同じ企業で働いていながら、自分が関わらない部署やチームの情報はまったく知らないといったケースも珍しくありません。

社内報は、あらゆる部署、チームでの出来事、取り組みを紹介するため、企業全体の情報を入手できます。

▶︎コンプライアンスや業務ルールの徹底

企業コンプライアンスの重要性が増している今、社員のひとつのミスが企業にとって大きな損失を生み出してしまうケースも少なくありません。そこで社内報を使い、コンプライアンスや業務ルールの徹底を行います。もちろん勉強会の実施も必要ですが、定期的に社内報で伝えればコスト低減にもつながり、浸透度も高くなるでしょう。

社内報を作成するメリット、効果

社内報の作成により、どういったメリット、効果があるのか、具体的に見ていきましょう。

情報共有による課題の解決

企業規模にもよりますが、企業には多くの部署、チームが存在します。そのため、自分たちが抱えている課題を、ほかの部署やチームであれば簡単に解決できることに気づけていない場合も少なくありません。

社内報であらゆる部署、チームの情報を発信すれば、課題の解決策が見つけられ、社内での協業、コラボレーションが実現。場合によっては新たな事業につながるケースもあるかもしれません。

企業文化への理解をさらに深められる

企業文化や理念を伝える、コンプライアンスや業務ルールを徹底するために勉強会を開催するなど、社員同士が直接集まって行うコミュニケーションが重要であることは間違いありません。

そして、直接集まって行うコミュニケーションに加え社内報も活用すれば、社員はいつでも好きなときに好きな場所で閲覧できるうえ、社内報自体はコンテンツとしてあとに残すことも可能になります。そのため、社員に対し自社の文化をより深く伝えられるようになり、理解浸透の高まりが期待できるでしょう。

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社員のプレゼンテーション能力の強化

企業によっては社内報専門の部署ではなく、全部署が持ち回りで社内報を作成しているケースもあります。そこで、それぞれの部署の社員が自分たちの部署や商品、サービスを紹介するコーナーを作れば、より多くの社員に読んでもらおうという気持ちが働くため、プレゼンテーション能力が強化されるでしょう。さらに部署や商品、サービスへの愛着が高まり、帰属意識の向上も期待できます。

仕事だけではわからない社員の人となりが知れる

新入社員や中途入社社員は、多くの場合、部署やチームの雰囲気に慣れるまでに時間を要します。しかし、既存社員と意思の疎通ができるようになるまでに時間をかけすぎるのは、非効率で生産性も上がりません。

そこで社内報を使い、社員紹介コーナーを設置します。普段、仕事だけではわからない人となりがわかるようになるうえ、会話のきっかけにもなるため、職場に慣れるまでの時間短縮が可能です。

読まれるための社内報のポイント

さまざまな効果が期待できる社内報ですが、読んでもらわなければその効果も発揮されません。では、社内報を読んでもらうためにはどうすればよいのでしょう？　ここではそのポイントやおすすめの企画案を紹介します。

読まれる社内報にするためのポイント

▶︎何を目的に作成するかを決める

企業文化、理念の浸透なのか、社員同士のコミュニケーション活性化なのか、社内報を作成する目的を明確にしましょう。もちろん、あらゆるジャンルの情報発信の場にしても構いません。しかし、メインとなる目的をひとつ決めておくと、コンセプトが明確になり、メッセージも伝わりやすくなります。

▶︎どういった形態で作成するかを決める

冊子にするのか、Webやアプリにするのか、動画などは利用するのかという目的によってどの形態で作成するのが最適なのかを決めます。冊子のメリットはネットリテラシーのない社員にも読んでもらえる点です。デメリットは精読率が分からない点で、伝えたいメッセージが本当に伝わっているかの確認が難しいところでしょう。

Webのメリットは、持ち歩く必要がなく、スマートフォンでも気軽に閲覧できるうえ、社員番号で管理すれば誰がどの程度読んでいるかのチェックも可能な点です。デメリットは、自分が見たい情報しか見てもらえず、本当に伝えたい部分はスルーされてしまうリスクがある点でしょう。それぞれにメリットとデメリットがあるため、自社の状況に応じて選択をする必要があります。

※Web社内報について詳しくは「Web社内報とは？社内情報共有の効果を高めるWeb社内報のメリット」をご覧ください。

▶︎社員全員で執筆する

メインの執筆や編集は専門の部署で行い、それ以外の企画やコンテンツは全社員が持ち回りで作成します。一部の社員だけのものといった意識を捨て、全社員が関われば、社内報に愛着が湧き、ほかの社員が書いたものを読もうという意識が高まるでしょう。

社内報を読んでもらうための企画案のポイント

▶︎社員を巻き込めるような企画

社員が知りたい、興味がある内容にするだけではなく、アンケートやインタビューなど、参加意識を持てる企画がおすすめです。

▶︎業務のヒントになるような企画

例えば、Excelの関数やVBAなど業務の効率化を実現するヒント、取引先に訪問した際のマナーなど、ちょっとした隙間時間でも読め、業務をスムーズに進められるコツを紹介する企画もよいでしょう。しっかりと読む長文記事とのバランスを取るのがポイントです。

▶︎一部を社外に公開する企画

社員が持ち回りで執筆する記事のみ、Web上で社外にも公開する企画もおすすめです。社外に公開されることで、よりしっかりした内容の記事を書くようになり、自社のアピールにもなります。

読んでもらうための社内報にするポイントは自由な発想と参加者意識

社内報というと、経営者のメッセージや業績報告など堅いイメージを持っている方も多いかもしれません。もちろん、そうした面も必要ですが、それだけではなかなか全員に読んでもらうのは難しいでしょう。

そもそも、社内報はこうでなくてはならないといったルールはありません。そこで、今回紹介したように、読んでもらえる社内報にするためには、企業文化や理念を伝えるというメッセージは重視しつつ、それ以外は自由な発想を発揮することです。

また、一部の社員だけで作るのではなく、全社員が参加している意識を持たせるのも重要です。さらにどうしても企画案に苦労するようであれば、その部分のみ外部に依頼するのもポイントのひとつです。さまざまな工夫を凝らし、読んでもらうための社内報作成を目指しましょう。

具体的な企画の方法は「社内報はこの流れで企画しよう！記事の注目度を上げるネタ・テーマ“7選”を紹介」で詳しく解説しているので、あわせてご一読ください。